L’indicateur 30 de la certification Qualiopi concerne le recueil de la satisfaction de toutes les parties prenantes.
Il est commun à toutes les catégories.
Présentation de l'indicateur 30 de la certification Qualiopi
L’indicateur 30 de Qualiopi concerne la collecte d’avis et de retours de la part des différentes parties prenantes associées aux prestations de formation. Il exige que les prestataires de formation mettent en place des mécanismes efficaces pour recueillir régulièrement des feedbacks des apprenants, des financeurs, des instructeurs, ainsi que des entreprises partenaires. Ces retours sont essentiels pour mesurer la satisfaction, l’efficacité pédagogique, et l’adéquation des programmes de formation avec les besoins du marché du travail. En exploitant ces appréciations, le prestataire peut continuellement ajuster et améliorer ses offres de formation, assurant ainsi une qualité constante et une réactivité aux demandes des parties prenantes.
Traduction :
L’indicateur 30 est comme une boîte à suggestions améliorée. Il s’assure que les centres de formation écoutent ce que pensent les apprenants, les entreprises qui les embauchent après la formation, les organismes qui financent les formations, et les formateurs, pour savoir ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. En gros, le centre de formation demande à tout le monde qui est impliqué comment ça se passe et utilise ces informations pour rendre les formations meilleures et plus pertinentes pour tout le monde. Cela aide à s’assurer que les formations offertes sont vraiment utiles et appréciées par ceux qui en bénéficient.
Description de l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
« Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. »
L’indicateur 30 vise à garantir que le prestataire de formation prend en compte les retours de toutes les parties impliquées dans le processus éducatif. Cela inclut le recueil systématique des appréciations des bénéficiaires, des financeurs, des équipes pédagogiques, et des entreprises partenaires. Cette démarche permet d’évaluer l’efficacité des formations proposées et d’identifier les opportunités d’amélioration pour répondre au mieux aux attentes de chacun.
Ce qui change par rapport à la V9 : rien, pas de changement au niveau de la description de l’indicateur
Niveau attendu de l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
« Démontrer la sollicitation des appréciations à une fréquence pertinence, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression. »
Pour répondre aux attentes de l’indicateur 30, les prestataires de formation doivent prouver qu’ils collectent régulièrement des avis et retours de la part des parties prenantes de manière structurée et à des moments clés de la formation. Ils doivent mettre en place des systèmes efficaces pour encourager une participation active, garantissant que les appréciations peuvent être données librement et en toute confidentialité. Cela inclut des dispositifs de relance pour s’assurer que même les retours en absence de réponses initiales sont recueillis. Le but est de montrer que ces feedbacks sont sollicités de manière à permettre une véritable expression des expériences et des opinions, et que le prestataire prend en compte ces informations pour améliorer continuellement la qualité de ses formations.
Étude de cas concret : L’Académie des Arts Numériques
Contexte :
L’Académie des Arts Numériques offre des formations spécialisées en graphisme et animation 3D. Avec un large éventail de participants, incluant des étudiants, des professionnels en reconversion et des entreprises partenaires, l’académie cherche constamment à améliorer ses programmes.
Défi :
Assurer que les formations répondent aux besoins évolutifs des apprenants et aux attentes des entreprises dans un secteur en rapide mutation technologique.
Approche :
- Collecte des appréciations : L’Académie a mis en place un système en ligne accessible à la fin de chaque module où les participants peuvent laisser des commentaires. Des enquêtes sont également envoyées aux formateurs, aux financeurs et aux entreprises partenaires après la fin des stages ou projets.
- Dispositifs de relance : des rappels automatiques sont envoyés aux participants qui n’ont pas complété les enquêtes, assurant ainsi un taux de réponse élevé.
- Analyse et action : toutes les appréciations sont compilées et analysées trimestriellement. Les résultats sont discutés lors de réunions d’équipe où les enseignants et les administrateurs envisagent des ajustements pédagogiques.
Résultats :
Grâce à cette approche systématique, l’Académie a identifié plusieurs domaines d’amélioration, comme la nécessité de mettre à jour certains logiciels et de renforcer les modules sur les nouvelles techniques d’animation. Des ajustements ont été réalisés rapidement, ce qui a amélioré la satisfaction des étudiants et renforcé les relations avec les entreprises partenaires.
Cette étude de cas montre l’efficacité de la collecte et de l’exploitation des appréciations pour adapter continuellement les programmes de formation. L’approche proactive de l’Académie des Arts Numériques envers le feedback des parties prenantes lui permet de rester à la pointe dans l’enseignement des arts numériques, en ligne avec les exigences de l’indicateur 30.
Ce qui change par rapport à la V9 : rien, pas de changement non plus au niveau des attendus de cet indicateur 30
Précisions sur l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
« Les modalités de recueil peuvent être différentes selon la partie prenante. La sollicitation des appréciations des financeurs n’est pas exigée à la fin de chaque prestation mais doit être effectuée au moins une fois par an ou selon les modalités précisées par le financeur pour lui permettre de faire part au prestaire, s’il le souhaite, de ses observations sur son activité. La sollicitation du financeur peut être remplacée par la participation du prestataire à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur.
Les évaluations des acquis ne sont pas un élément de preuve probant pour cet indicateur. »
Ce qui change par rapport à la V9 : l’envoi systématique des questionnaires aux financeurs en fin de formation n’est plus exigé, mais doit être fait au moins une fois par an. La participation à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur est souhaitable
Exemples de preuves pour l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
« Enquête de satisfaction, questionnaire, compte- rendu d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid, analyse et traitement des appréciations formulées par les parties prenantes, comité de pilotage, webinaires, entretiens, comptes-rendus de réunions d’équipes, séminaires, sollicitation des financeurs, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations, recommandations issues d’un contrôle mené par le financeur, consultation des sites mis en place par les financeurs pour recueillir les appréciations des bénéficiaires (ex : Anotéa). »
Pour répondre à l’indicateur 30, les prestataires de formation doivent fournir des preuves concrètes de la manière dont ils recueillent et traitent les retours de toutes les parties prenantes. Ces éléments démontrent non seulement le respect de l’indicateur 30, mais aussi l’engagement du prestataire à utiliser les retours pour améliorer constamment la qualité de ses offres de formation.
Ce qui change par rapport à la V9 : ajout de nouveaux exemples de preuves, permettant notamment de démontrer les échanges réguliers avec les financeurs
Non-conformité de l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
« Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par l’absence de sollicitation des appréciations d’une partie prenante. S’agissant des financeurs, une non-conformité mineure est caractérisée par l’absence de contact ou de participation à des webinaires ou réunions organisés par le financeur. »
Une non-conformité avec l’indicateur 30 peut survenir lorsqu’un prestataire de formation néglige de solliciter les avis et retours d’une ou plusieurs parties prenantes impliquées dans le processus de formation. La non-conformité souligne un défaut dans l’engagement du prestataire à utiliser les feedbacks pour améliorer ses services, ce qui peut avoir des répercussions sur la satisfaction des parties prenantes et sur la qualité globale de la formation proposée.
Ce qui change par rapport à la V9 : le type de non-conformité reste identique, mais la formulation est différente. Désormais, l’absence de sollicitation des appréciations d’une partie prenante ou de contact avec les financeurs conduira à une non-conformité mineure
Obligations spécifiques de l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change par rapport à la V9 : rien, pas d’obligation spécifique nouvelle pour cet indicateur 30
Glossaire de l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
Non
Ce qui change par rapport à la V9 : rien, pas de terme nouveau dans le glossaire
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants pour l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
Aucune attente spécifique
Ce qui change par rapport à la V9 : rien, pas non plus d’attente particulière nouvelle pour les nouveaux entrants
Cas de la sous-traitance pour l’indicateur 30 de la certification Qualiopi :
Lorsque la prestation échantillonnée est une prestation pour laquelle l’organisme intervient en sous-traitance : le prestataire recueille l’appréciation des bénéficiaires et de son donneur d’ordres sur la prestation réalisée.
Pour aller plus loin dans l’indicateur 30 de la certification Qualiopi...
Comment automatiser les enquêtes et questionnaires de satisfaction afin de limiter le nombre d’erreur mais surtout d’économiser du temps ?
Automatiser les enquêtes et questionnaires de satisfaction est une stratégie efficace pour optimiser le temps, réduire les erreurs, et améliorer la qualité des données recueillies. Voici quelques étapes et outils recommandés pour automatiser ce processus.
- Choisir un outil approprié
Utilisez des plateformes en ligne telles que SurveyMonkey, Google Forms, ou Typeform. Ces outils offrent une variété de fonctionnalités pour créer des enquêtes personnalisées, distribuer automatiquement les questionnaires, et collecter les réponses en temps réel.
- Création de l’enquête
Développez un ensemble de questions pertinentes qui correspondent aux objectifs de la formation et aux besoins des parties prenantes. Utilisez des modèles préconçus ou créez vos propres questions. Assurez-vous d’inclure des questions ouvertes pour des retours détaillés.
- Automatisation de la distribution
Planifiez l’envoi automatique des enquêtes à la fin de chaque session ou périodiquement tout au long de la formation via email ou intégration dans les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS).
- Collecte et analyse des données
Configurez les outils pour qu’ils collectent automatiquement les réponses et les compilent dans des tableaux de bord analytiques. Ces outils peuvent générer des rapports en temps réel, permettant de voir rapidement les tendances et les domaines nécessitant des améliorations.
- Feedback automatisé
Configurez des réponses automatiques pour remercier les participants d’avoir complété l’enquête et informez-les des étapes suivantes concernant l’utilisation de leur feedback.
Outils Recommandés
- SurveyMonkey : propose des fonctions avancées de création d’enquêtes, d’analyse de données et d’intégration avec d’autres plateformes comme les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les LMS. Il offre également des fonctionnalités avancées d’analyse des données. Vous pouvez utiliser des filtres, des tableaux croisés et des outils d’analyse de texte pour dégager des tendances et obtenir des insights précis à partir des réponses collectées.
- Google Forms et Google Sheets : solution simple et gratuite qui permet de créer rapidement des enquêtes et de recueillir des données dans des feuilles de calcul Google pour une analyse facile. Pour une solution plus accessible et intégrée, Google Forms permet de collecter les réponses qui peuvent être automatiquement transférées et analysées dans Google Sheets. Google Sheets offre des outils pour créer des graphiques et des tableaux, ainsi que des fonctions comme `QUERY` et `PIVOT` qui permettent de réaliser des analyses sophistiquées.
- Typeform + Data Studio : propose des enquêtes interactives et engageantes. En combinant Typeform avec Google Data Studio, vous pouvez automatiser l’analyse des données recueillies. Google Data Studio peut se connecter aux données recueillies par Typeform pour créer des rapports visuels et des tableaux de bord dynamiques.
- Microsoft Forms et Power BI : Pour les organisations qui utilisent les outils Microsoft, Microsoft Forms offre une intégration transparente avec Office 365. Les réponses aux enquêtes peuvent être analysées en utilisant Power BI, un outil puissant de visualisation et d’analyse des données qui permet de créer des rapports interactifs et des tableaux de bord.
- Qualtrics : plateforme de gestion de l’expérience avancée qui offre non seulement des outils d’enquête, mais aussi des capacités robustes d’analyse des données, incluant l’IA pour l’analyse des sentiments et des tendances automatiques. C’est une option idéale pour les organisations qui cherchent une solution complète de gestion des retours des parties prenantes.
Chacun de ces outils peut être configuré pour automatiser la collecte des réponses et faciliter l’analyse des données, vous permettant de surveiller efficacement la qualité et l’efficacité de vos programmes en temps réel.
Vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des attendus de chacun des indicateurs Qualiopi ?
Si vous êtes formateur indépendant, vous pouvez consulter toutes nos formations sur Qualiopi ici.
Si vous êtes une entreprise, vous pouvez consulter nos formations Qualiopi dans ce lien.
Et si vous êtes un réseau de franchises et vous souhaitez vous aussi créer votre organisme de formation ou obtenir votre certification Qualiopi, c’est par ici.
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Qu'est-ce qu'une partie prenante dans le contexte de cet indicateur ?
Les parties prenantes incluent les bénéficiaires de la formation, les financeurs, les équipes pédagogiques, et les entreprises partenaires. Chacun de ces groupes fournit des perspectives importantes sur la qualité et l’efficacité des prestations de formation.
Comment le prestataire doit-il solliciter les appréciations des parties prenantes ?
Le prestataire doit utiliser des méthodes variées comme des enquêtes de satisfaction, des questionnaires, des évaluations à chaud et à froid, et organiser des réunions ou des webinaires pour recueillir des feedbacks directement.
Est-il obligatoire de contacter toutes les parties prenantes pour chaque session de formation ?
Oui, il est recommandé de solliciter des retours de toutes les parties prenantes pour chaque session de formation afin de garantir que tous les aspects de la formation sont évalués et que les améliorations nécessaires sont identifiées et mises en œuvre.
Que doit faire le prestataire si une partie prenante ne répond pas aux sollicitations ?
Le prestataire doit mettre en place des dispositifs de relance pour encourager les réponses, comme des rappels par email ou téléphone. L’objectif est d’obtenir une représentation complète et précise des appréciations pour chaque session de formation.
Comment les appréciations doivent-elles être traitées et utilisées ?
Les appréciations doivent être compilées, analysées et discutées au sein de l’organisation pour identifier les tendances, les problèmes et les opportunités d’amélioration. Les enseignements tirés doivent ensuite être utilisés pour ajuster et améliorer les prestations de formation.
Quelles conséquences si le prestataire ne suit pas les procédures de sollicitation des appréciations ?
L’absence de sollicitation des appréciations ou le manque de suivi sur les retours peut entraîner une non-conformité mineure lors de l’audit, indiquant que le prestataire ne répond pas pleinement aux exigences de l’indicateur.
Est-il nécessaire de documenter toutes les interactions avec les financeurs ?
Oui, il est crucial de documenter les interactions avec les financeurs, y compris la participation à des réunions et webinaires, pour démontrer l’engagement du prestataire envers la prise en compte des retours des financeurs.
Comment garantir la libre expression des parties prenantes dans leurs appréciations ?
Les prestataires doivent assurer que les canaux de feedback sont accessibles et non intimidants, permettant aux parties prenantes de partager honnêtement leurs expériences et opinions sans crainte de répercussions.
