Les documents indispensables pour bien débuter dans la formation
Lorsque vous débutez dans la formation, vos efforts se concentrent généralement sur l’ingénierie pédagogique, c’est-à-dire la construction des supports de formation, des applications pratiques et des annexes, ainsi que des supports d’évaluation.
La partie administrative est pourtant tout aussi importante, surtout dans la période actuelle où les contrôles de la DREETS sont de plus en plus fréquents.
Convention de formation, contrat de formation, contrat de sous-traitance, règlement intérieur, certificat de réalisation…tous ces documents sont indispensables à votre activité.
Nous vous proposons de télécharger gratuitement le pack de 6 documents suivant.
La convention de formation professionnelle
La convention de formation est conclue entre l’organisme de formation et une personne morale : entreprise, association, collectivité publique.
Elle définit, entre les contractants, les caractéristiques de la formation, les modalités d’exécution et de règlement. Pour la personne morale, elle lui permet de justifier ses dépenses de formation au titre de son obligation de contribuer à la formation professionnelle de ses salariés.
La convention de formation professionnelle est très réglementée et doit comporter plusieurs mentions obligatoires.
La convention doit être signée avant l’inscription définitive de l’apprenant et avant tout règlement de frais.
Le contrat de formation professionnelle
Le contrat de formation professionnelle est un support légal que vous devez remettre à votre client personne physique.
Comme la convention, le contrat de formation professionnelle doit comporter plusieurs mentions obligatoires relatives aux conditions de la formation.
Le contrat doit être signé avant l’inscription définitive de l’apprenant et avant tout règlement de frais.
Le paiement d’un premier versement se fait à l’issue de ce délai. Il est au maximum égal à 30% du coût total de la formation. Le solde donne lieu à échelonnement des paiements tout au long de l’action.
Le contrat de sous-traitance
Lorsqu’un organisme de formation ne peut pas assurer tout ou partie d’une formation, il peut conclure un contrat de sous-traitance avec un autre prestataire de formation. Ce contrat porte sur une formation clairement déterminée, dans son contenu comme dans sa durée.
Chaque partie au contrat en conserve un exemplaire, daté et signé. Le donneur d’ordre garde la responsabilité contractuelle de la formation dispensée par le sous-traitant. Le sous-traitant établit une facture et se fait payer, après réalisation de la prestation, sous forme d’honoraires.
Il a obligation de demander un numéro de déclaration d’activité. Il est immatriculé au registre du commerce et des sociétés avec un numéro SIRET.
Le certificat de réalisation
Le certificat de réalisation remplace les attestations de présence et autres attestations d’assiduité.
Il est à remplir par le dispensateur de la formation et permet de justifier de la bonne réalisation de la formation.
Vous pouvez également intégrer sur ce document les résultats obtenus par le participants lors de l’évaluation finale.
Avec les factures et les relevés de dépenses supportées par l’employeur, le certificat de réalisation est une pièce déterminante du contrôle de service relatif à la réalisation des actions de formation.
La feuille d'émargement
L’émargement est l’acte d’apposer une signature sur un document. La signature constitue une preuve en fonction du document émargé.
Lors d’une formation, l’émargement permet à un stagiaire et à un formateur d’attester leur présence. Il s’agit une obligation légale inscrite au Code du travail qui s’applique à tous les organismes de formation, quel que soit leur statut.
Les retards et absences sans lien direct avec la formation devront être signalés, car ils ne peuvent donner lieu à un paiement par l’organisme financeur.
Noter les absences et retards pourra également être utile au formateur pour expliquer pourquoi un stagiaire n’a pas atteint les objectifs prévus.
Le règlement intérieur
Le règlement intérieur d’un organisme de formation doit être établi dans les trois mois suivant le début de l’activité de l’organisme de formation. C’est un document indispensable qui vous sera demandé en cas de contrôle de la DREETS.
Tous les organismes de formation doivent établir un règlement intérieur distinct de celui applicable aux salariés de l’organisme.
Ce règlement intérieur peut être adressé aux bénéficiaires par mail. Il peut aussi être disponible sur votre site internet ou affiché dans vos locaux.
Si les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.
